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Estructura
Dirección Sostenible
En base a los objetivos propuestos por la Agenda 2030 de la ONU, IVY events propone una estructuración que facilite la obtención de estos, destacando el objetivo número 11 relativo a las “Ciudades y Comunidades Sostenibles” junto con el 12 sobre la “Producción y Consumo Responsable”.
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Para adaptarse a este marco de los ODS y perseguirlos, debemos lograr que los valores de la sostenibilidad sean transversales en toda la empresa. Para ello, hemos decidido integrar los tres ejes (social, medioambiental y económico) en la Dirección de la entidad que estaría conformada por tres expertas en sostenibilidad en general, y en cada eje en particular.
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De esta forma, la sostenibilidad es la base de todas las decisiones que se tomen en IVY events, y se tendrán referentes claros en cada uno de los ejes si los trabajadores tienen dudas sobre cómo desarrollar sus tareas a la par que respeten nuestros valores.
R ama social
Hoy en día no se puede entender una entidad si no es socialmente sostenible, es decir, el papel de los trabajadores/as, clientes, comunidades y otros stakeholders pasa a ser de gran relevancia, lo que significa que la empresa debe conocerlos y adaptarse a los mismos. Entre las funciones de la Dirección para lograrlo, con la ayuda de otros departamentos, se encuentran:
Celia Fernández
Fomentar un buen clima dentro de la empresa. Para ello se estudian los perfiles de los empleados, agrupándolos teniendo en cuenta sus particularidades para un buen trabajo en grupo y evitar conflictos.
Estudiar las necesidades de nuestros stakeholders, tanto laborales como personales que influyen en su desempeño y bienestar en el trabajo, y dar una respuesta a las mismas (conciliación familiar).
Protección de los stakeholders, desde sus culturas hasta su salud. De esta manera, antes de poner en práctica cualquier tipo de decisión, se estudiará su impacto sobre las comunidades y las personas, rechazando el proyecto si son negativos.
Incentivar la creación de empleo y la profesionalización mediante proyectos que permitan la colaboración con instituciones, como las universidades o los centros de formación profesional.
Apostar por la heterogeneidad e inclusión a través de la contratación de profesionales pertenecientes a diferentes colectivos.
Vera Cerezo
R ama medioambiental
Igualmente, en IVY events tenemos muy presente el gran impacto que provoca la actividad empresarial sobre el medioambiente, como resultado del uso continuado de recursos y los residuos que estos generan. Así pues, con el fin de solventar estas damnificaciones, desde la Dirección de Ivy Events queremos lograr que nuestra actividad empresarial sea sostenible y respetuosa en su totalidad con el medioambiente. Por consiguiente, las funciones de la Dirección para lograr este objetivo habrán de centrarse en:
Conocer y cumplir los marcos legislativos medioambientales aplicables. Para ello se mantendrán consultas con la Consejería de Medioambiente, Ordenación del territorio y Sostenibilidad de la Comunidad de Madrid cuando se estime necesario. No sin olvidar la normativa autonómica, nacional (Ley 26/2007 de Responsabilidad Medioambiental), europea e internacional (ODS) que también condiciona el ejercicio de nuestra actividad empresarial.
Gestionar el consumo de recursos. A fin de mejorar los resultados en materia de sostenibilidad es imprescindible marcar unos objetivos de mejora muy ambiciosos, pero realistas, cuya implementación será sometida periódicamente a auditorías ambientales para poder así garantizar la efectividad de las medidas tomadas o la propuesta de cambios necesarios para optimizar los resultados.
Minimizar los residuos y las emisiones. Para ello se han de gestionar los recursos adecuados evitando los excedentes; ampliando la vida útil de los productos, su reutilización y su recuperación mediante el reciclaje (3R); implementando energías renovables en las inmediaciones de la empresa e impulsando, en definitiva, la economía circular. Para garantizar su eficacia y corregir posibles deficiencias, desde la Dirección se hará uso de analítica de datos para calcular la huella de carbono generada como resultado de la actividad. Y en aquellos casos en que la minimización de residuos y emisiones no sea total, se compensará el daño generado con la contribución correspondiente al proyecto Reforestum.
Reconvertir estas amenazas en oportunidades competitivas. Por ello desde IVY events apostamos por la ecoeficiencia y el ecodiseño de nuestros servicios, así como el de los stakeholders implicados, que se verá reflejado en el Código de Conducta de la empresa. No sin olvidar, la estricta implementación del Sistema de Gestión Medioambiental ISO 14001.
R ama económica
En IVY events perseguimos también la sostenibilidad económica, por lo que administramos nuestros recursos de manera sostenible, generando rentabilidad de manera responsable y a largo plazo. Para ello, nuestras funciones son las siguientes:
Camino Jiménez
Gestión eficiente del capital. Utilización responsable y cuidado de los recursos tanto financieros como no financieros: materiales, infraestructuras y el equipamiento.
Innovación económica. Búsqueda constante de nuevas ideas y proyectos que generen valor a nuestra empresa de forma eficaz, eficiente y sostenible.
Desarrollo de una economía empresarial circular, compartiendo, alquilando, reutilizando, reparando, renovando y reciclando los materiales y productos existentes, extendiendo el ciclo de vida de los mismos.
Potenciar la economía de proximidad, contribuyendo al desarrollo económico de los barrios y distritos y, en definitiva, invirtiendo en el bienestar económico de nuestros vecinos.
Colaborar con stakeholders y patrocinadores que sigan la filosofía sostenible de nuestra empresa y que compartan los valores de sostenibilidad de Ivy Events.
Departamento de Control y Gestión de Calidad
Julia Casto
Este departamento es primordial para una empresa como Ivy Events, cuyas acciones no persiguen tan solo un fin económico, sino que pretenden lograr mayores objetivos como favorecer la sostenibilidad o desarrollar experiencias únicas. Por tanto, resulta imprescindible contar con un buen equipo encargado de plantear, mantener y evaluar unos estándares de calidad acordes a dichos objetivos. En este sentido, las funciones realizadas por este departamento son las siguientes:
Adaptar el marco normativo. Estudiar las principales normas internacionales de calidad consideradas como fundamentales (ISO 9001 para un sistema de gestión de calidad, ISO 14001 de gestión ambiental e ISO 20121 sobre sistemas de gestión de eventos sostenibles) y adaptar nuestra realidad particular para poder cumplir con sus requisitos.
Establecer parámetros de calidad. Diseñar unos criterios claros, concisos y fácilmente evaluables según los cuales Ivy Events pueda medir y controlar la calidad de sus eventos y de sus procesos internos.
Evaluación de calidad. Llevar a cabo un control de calidad a través de inspecciones, tanto a nivel de funcionamiento interno como de los eventos organizados por la empresa, y una evaluación de los parámetros establecidos que nos permita no solo controlar, sino también analizar nuestros posibles fallos e idear soluciones y mejoras. Dicha evaluación se llevará a cabo mediante cuestionarios de satisfacción y el informe final de cada evento, teniendo también en cuenta las posibles quejas o reclamaciones recibidas.
Capacitación de los empleados. Formar a todas las personas que forman parte de nuestra empresa para que conozcan, entiendan y trabajen conforme a los parámetros de calidad y hacerles partícipes de la gestión de calidad.
Verónica Sáez
Departamento de Recursos Humanos
El departamento de recursos humanos se encarga del activo humano de la empresa, por lo que será clave a la hora de alcanzar nuestros objetivos empresariales y en materia de sostenibilidad. Dentro de este área se desarrollarán las siguientes funciones:
Organización y planificación del personal. Una de las principales áreas de este departamento es la estructuración de la plantilla mediante el establecimiento de los perfiles profesionales de acuerdo con nuestros objetivos y necesidades. Además, es necesario realizar el diseño de cada uno de los puestos de trabajo detallando las funciones que el trabajador desempeñará, sus responsabilidades y el salario y complementos a percibir.
Reclutamiento y selección del personal. Llevar a cabo los procesos de reclutamiento interno y externo y realización de la evaluación de los candidatos mediante las pruebas de selección establecidas por el departamento con el fin de encontrar a las personas que mejor se ajusten al puesto y a la esencia de nuestra empresa.
Creación de planes de carrera. En IVY events creemos en el poder de superación y capacitación de las personas, por lo que una de las funciones esenciales del departamento de RRHH es el desarrollo de programas que permitan a nuestro empleados crecer dentro de la organización a través de proyectos de formación y adquisición de experiencia.
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Desarrollo de programas de formación. La formación continuada es clave para que nuestros empleados estén preparados en todo momento para adaptarse a las tendencias y a los cambios del sector. Firmes a nuestros valores y nuestra identidad, también se desarrollarán programas en materia de sostenibilidad social, económica y medioambiental.
Evaluación de desempeño. Desde el departamento de RRHH se llevarán a cabo evaluaciones periódicas del personal con el fin de determinar el grado de cumplimiento de sus funciones y responsabilidades en el puesto de trabajo, con el fin de corregir cualquier desajuste.
Sandra Angora
Verónica Sáez
Departamento de Comunicación y Publicidad
Javier Martínez
Á rea de Marketing y Publicidad
Gestión de campañas e iniciativas de marketing. El área de marketing se encargará de identificar proactivamente aquellos servicios que otorguen mayor éxito a la entidad, para consecutivamente, producir y difundir los contenidos adecuados. La actualización de los servicios y de los contenidos es primordial, ya que la adaptación al mercado potencial es un requisito imprescindible.
Diseño y planificación de la estrategia de publicidad, materializada en campañas publicitarias y programas de información destinados a los distintos grupos de interés -y en especial, a los clientes- con objeto de difundir y promocionar los eventos y actividades que organiza nuestra empresa.
Realización de estudios de mercado y de la competencia. El responsable de marketing deberá efectuar las investigaciones precisas en cuanto a las oportunidades objetivo, además de interpretar y facilitar la comprensión correspondiente a la percepción de los servicios que la entidad proporciona.
Evaluación de la eficacia de las acciones publicitarias en términos de creación de conciencia sobre la empresa y transmisión de un mensaje que asocie a IVY events con el diseño y organización de eventos y actividades sostenibles.
Observación de las tendencias publicitarias e interpretación de las mismas a fin de integrarlas en las acciones de promoción de la empresa garantizando siempre que se encuentren en línea con los valores de IVY events y, fundamentalmente, la sostenibilidad de nuestras actividades.
El área de Comunicación y RRPP de IVY events está centrada en el desempeño de una serie de funciones resumidas en la dirección, coordinación y supervisión de las acciones comunicativas llevadas a cabo por la empresa y el establecimiento y mantenimiento de relaciones profesionales con los stakeholders. De forma más concreta, destacaremos las siguientes:
Sandra Angora
Definición y gestión de la imagen de nuestra entidad. Es imprescindible que este área funcional se implique en definir quién es, qué representa, qué hace y cómo actúa la empresa. Diremos por tanto, que este área será la encargada de moldear las experiencias que se pretende que vivan los grupos de interés que interaccionen con la organización.
Creación de contenidos web y optimización del sitio web corporativo. Para ello se tratará de mantener el contenido de la web corporativa lo más actualizado posible, además de tratar de garantizar de forma simultánea la aparición del sitio web de manera rápida, pudiéndose hallar entre los primeros resultados de la búsqueda.
Gestión, control y seguimiento de las RRSS. De esta forma, los responsables de comunicación y RRPP promoverán la manutención y la actualización de aquellos medios sociales de los cuales disponga la empresa. Además, será primordial llevar a cabo una adecuada administración de las cuentas y una cuidadosa y permanente observación de todo aquello que pueda publicarse sobre las mismas.
Producción de comunicaciones internas. El área de comunicación y RRPP deberá promover y facilitar la comunicación interna entre los distintos departamentos que constituyen la entidad, siendo así esencial la utilización de distintos recursos como los boletines o la propia intranet de la organización.
Relación con los medios de comunicación. Este área funcional se encargará también de servir como enlace con los medios. Así, el responsable del área de comunicación y RRPP actuará como portavoz o guía para los directivos en aquellas situaciones que requieran su colaboración.
Establecimiento y consolidación de todo tipo de relaciones corporativas e institucionales, así como gestión y mantenimiento de las mismas para garantizar la calidad de nuestro servicio así como el entendimiento a largo plazo entre Ivy Events y su público.
Atención al cliente y gestión de la relación con el mismo para garantizar la satisfacción de aquellos que demandan nuestros servicios y cumplir las expectativas de sostenibilidad, calidad en el desarrollo del evento o acto y eficiencia en nuestras áreas de competencia.
Á rea de Comunicación y Relaciones Públicas
Departamento de Producción
Alba Quiros
Á rea de Organización Logística
La organización logística tendrá entre sus cometidos y responsabilidades principales:
La gestión de las sedes, tanto de los eventos que organicemos como de la empresa.
La planificación de los eventos, coordinando esfuerzo y trabajo con los departamentos de comunicación y control de calidad para diseñar propuestas coherentes y de acuerdo con los objetivos y requisitos de nuestros clientes.
La gestión y coordinación de los servicios de transporte, alojamiento, restauración, técnicos y auxiliares, así como de su seguimiento durante el desarrollo y ejecución, que los eventos de nuestros clientes requieran.
La aplicación y control de las medidas de seguridad necesarias tanto para los trabajadores como para nuestros clientes, garantizando un así un entorno de trabajo tranquilo y seguro.
Gestión de riesgos e imprevistos que puedan darse durante la planificación y organización de los eventos, así como en el día a día de la empresa, aportando soluciones que busquen el bien común y sean coherentes con la sostenibilidad de la empresa.
Á rea de Protocolo
El área de protocolo está dedicada a desarrollar todas las reglas de comportamiento que regulan las relaciones sociales, actos y eventos de IVY events. En nuestra empresa consideramos fundamental contar con una sección especializada en protocolo que armonice el comportamiento de los asistentes a los actos y eventos que sean organizados. Para lograr la organización de eventos sostenible, responsable y coherente, este área debe desempeñar las siguientes funciones de protocolo:
María Aguilera
Coordinar, supervisar y realizar un seguimiento de los eventos tanto internos como externos de la empresa.
Realizar y gestionar las listas de los invitados, enviar invitaciones a los mismos y analizar las pautas protocolarias a seguir. Asimismo, proporcionar un manual de protocolo exhaustivo sobre dichas pautas concretas y necesarias a seguir para cada evento.
Actualizar con frecuencia la lista de autoridades y personalidades relevantes. Estos datos serán recopilados en una base de datos que estará organizada por sectores -cultura, política, militar, religioso, mundial, espectáculo o cualquier otro sector-.
Retroalimentar constantemente a la dirección sobre los aspectos a mejorar o fallos que hayan ocurrido durante los eventos, así como los aspectos que han logrado ser exitosos.
Actualizar el calendario de eventos con frecuencia. Además, resaltar las fechas clave de los eventos que IVY events vaya a organizar.
Departamento de Finanzas y Contabilidad
Paloma López
El departamento financiero es el responsable de las principales actividades económicas de la empresa. Su deber es garantizar la supervivencia económica de la entidad, así como promover el desarrollo y crecimiento económico de Ivy Events. Entre sus funciones se encuentran:
Realización de los presupuestos de la empresa y la monitorización de su cumplimiento. Debe existir un estricto control y seguimiento de los presupuestos establecidos en IVY events para lograr un trabajo eficiente y sostenible económicamente.
Procesos de contabilidad y registro de las operaciones económicas y los datos financieros. Para la planificación de IVY events y la toma de decisiones debe haber una información financiera veraz y que refleje la realidad económica de la empresa.
Buscar fuentes de financiación sostenibles para la empresa, ya que para las actividades y objetivos empresariales de IVY events debe haber una fuente de financiación externa que apoye nuestro proyecto, en particular patrocinios.
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Estudio del mercado para conocer aquellos factores externos que pueden afectar económicamente a IVY events. Debe haber una constante monitorización de la economía, los intereses, la subida de precios, coste de materias primas, etc.
Departamento Jurídico
La función principal del Departamento Jurídico es garantizar el cumplimiento de la normativa vigente en diversos ámbitos de forma correcta e íntegra. Su labor consiste en la proporción de información legal y su posterior análisis e interpretación con el objetivo último de defender los intereses de la empresa. Sus tareas incluyen:
Ina Plamenova
Asesoramiento jurídico y compliance. Aconseja al resto de áreas funcionales de la empresa en cuanto a sus obligaciones con el fin de prevenir riesgos legales, propone políticas que ayuden a responder a los requerimientos legales y se encarga de las actuaciones judiciales.
Elaboración de contratos. Participa en la negociación con proveedores y patrocinadores y es responsable de la preparación de los contratos mercantiles, civiles y laborales.
Gestión de trámites legales. Realiza procedimientos de obtención de permisos, licencias y registros, así como otras gestiones ante organismos públicos y notarías.
Certificación. Tramita la obtención de certificaciones de calidad, en especial ISO 14001 de gestión medioambiental, ISO 20121 en materia de organización de eventos sostenibles e ISO 26000 en responsabilidad social, y vela por su implementación como parte de la cultura empresarial en colaboración con el Departamento de Gestión de Calidad.
Protección de datos. Se encarga de las medidas de almacenamiento de datos personales, privacidad y cookies de acuerdo con la normativa del RGPD y la LOPDGDD.